Door Update zakelijk 
Heb je efficiënte receptiemedewerkers die bezoekers en medewerkers hartelijk begroeten en een prima eerstelijns hulp bieden bij vragen of problemen? Dan zal die receptie waarschijnlijk niet snel worden vervangen door (alweer) een app. Kan diezelfde receptie echter beter presteren door de werkdruk wat te verlagen en bepaalde taken aan nieuwe technieken over te laten? Dan is dit artikel over aanwezigheidsregistratie juist wél weer interessant.
De belangrijkste reden: slimmer omgaan met calamiteiten
Wie zelf ooit al eens een panieksituatie op het werk of op een onbekende locatie heeft meegemaakt, weet het zeker: calamiteiten vragen om een gestructureerde aanpak om ze in zo goed mogelijke banen te leiden en zo min mogelijk schade aan mens of materieel aan te richten. Bij ‘mens’ moet je volgens DigiReceptie echter niet alleen denken aan het personeel op een vaste locatie, waarbij iedereen bekend is met de routing binnen het gebouw en op het terrein en waar waarschijnlijk jaarlijks ontruimingsoefeningen worden gedaan.
De persoon in kwestie kan namelijk ook een onbekende voor de locatie zijn: een leverancier die voor het eerst aan het bedrijf levert, ouders die de school van hun kind voor het eerst bezoeken of een potentiële klant die voor onderhandelingen naar het pand komt. Zo zijn er meerdere voorbeelden van gebouwgebruikers die niet per definitie weten waar de nooduitgangen zijn en waar het calamiteiten verzamelpunt is.
Een app voor aanwezigheid is in zo’n geval ideaal, omdat het je in realtime informatie laat zien hoeveel mensen er in het gebouw zijn. Door de registratie achterhaal je ook snel om wie het gaat en waar ze zich bevinden. Ontruimen is voor de bhv’ers dan stukken efficiënter uit te voeren, waardoor je als bedrijf nog erger (dan de situatie al is) voorkomt.
Data leidt tot informatie voor nieuwe interne projecten
Een tweede toepassing van de verzamelde data, is voor het herinrichten van je bedrijf. Waar je vroeger studenten een aanwezigheidsregistratieproject liet uitvoeren, heb je nu de gegevens van de app bij de hand. Je kunt zo gedetailleerd als je wenst inzoomen op deze data en antwoord krijgen op vragen als:
- Welke dagen van de week is het het drukst op kantoor?
- Hoeveel mensen zijn er maximaal op enig moment in het pand? Welk moment is dat?
- Op welke tijden is het heel erg rustig en hoeveel mensen zijn dan gelijktijdig aanwezig?
- Hoe wordt er gebruikgemaakt van bepaalde typen ruimten zoals vergaderruimten?
Dit zijn slechts enkele vragen, maar ze geven een duidelijk beeld van verbetermogelijkheden van de bedrijfsinrichting. Vaste werkplekken maken ruimte voor flexibele werkplekken, een vergaderruimte kan vervallen en op een andere manier worden ingericht, en zo zijn er nog meer ideeën om een bedrijfspand functioneler te laten zijn.
Kortom
Een aanwezigheidsregistratie-app heeft meerdere doelen en voegt altijd iets toe voor de receptie.