Begin op tijd! Dat is de eerste stap. Niemand heeft er baat bij om op het laatste moment nog in een staat van onduidelijkheid te verkeren. Dit is voor zowel werkgever als werknemer onnodig stressvol. Het is te adviseren om ongeveer een week van tevoren de planning af te hebben, zodat de werknemers weten waar ze aan toe zijn.
Ten tweede is het belangrijk om ervoor te zorgen dat de planning overzichtelijk is. Iedere werknemer moet makkelijk kunnen zien wanneer hij of zij moet werken. Excel is geschikt voor kleine teams, maar wordt al snel chaotisch en onoverzichtelijk als er veel werknemers en veel diensten zijn. Wat ook bij het overzicht hoort, is hoe de werknemers hun planning ontvangen. Staat deze op een groot bord geprint? Ontvangen zij deze via de mail? Hebben zij een (interactieve) app waarop ze hun persoonlijke planning kunnen zien?
Programma’s
Er zijn verschillende programma’s die een personeelsplanning kunnen verzorgen. Tegenwoordig is een excel-sheet al snel onoverzichtelijk en onhandig. Veranderingen in de arbeidsmarkt vragen vaak om meer flexibiliteit dan voorheen het geval was. Een interactieve planner die flexibiliteit en keuzemogelijkheden biedt is daarom vaak een uitkomst. Werknemers kunnen in een dergelijke app namelijk bepaalde zaken, zoals het ruilen van dienst, zelf regelen. Dit scheelt een roostermaker of leidinggevende een hoop extra werk. Ook overuren kunnen bijvoorbeeld in zo’n soort app van Outsmart worden opgenomen.
Ken je werknemers!
Per slot van rekening zijn de werknemers cruciaal. Een leidinggevende kan een perfect rooster maken, maar toch heleboel problemen ervaren als zijn of haar werknemers niet goed meewerken. Als roostermaker is het belangrijk om alert te zijn op werknemers die al dan niet onbedoeld het rooster verstoren. Er zijn namelijk werknemers die vaak vragen om te ruilen, die vaak afzeggen, eerder willen beginnen, of juist eerder willen stoppen. Wees niet bang om een functioneringsgesprek met deze werknemers aan te gaan. Wellicht zijn zij zich namelijk niet bewust van hun gedrag.
