Een stevige greep hebben op de bedrijfsfinanciën – van salarisbeheer tot budgettering en belastingnaleving – is van vitaal belang voor alle soorten bedrijven. Ook al hebben kleine en middelgrote ondernemingen (MKB) misschien geen enorme bedragen te beheren, een goede boekhouding helpt toch om:
– Ervoor te zorgen dat bedrijven niet te veel uitgeven
– Inzicht te krijgen in verwachte inkomsten om investeringen in groei te beheren
– Leveranciers en werknemers tevreden te houden met tijdige, nauwkeurige betalingen
– Dure belastingboetes te voorkomen
– Ontbrekende inkomsten op te sporen, zoals niet-geïnde facturen.
Dit zijn slechts enkele van de vele voordelen van een goede boekhouding, die allemaal kunnen worden vergemakkelijkt door boekhoudsoftware voor kleine bedrijven.
Wat is boekhoudsoftware?
Boekhoudsoftware kan elk type programma zijn dat helpt de boekhouding te beheren, of het nu gaat om eenvoudige boekhoudkundige activiteiten zoals het maken van maandelijkse transactierapporten of meer geavanceerde functies zoals het maken van jaarlijkse omzetprognoses. Verschillende soorten boekhoudsoftware bieden verschillende functies, sommige complexer dan andere. Je kunt er dus een kiezen die aansluit bij de omvang en behoeften van je bedrijf.
De meeste soorten boekhoudsoftware, vooral voor het MKB, draaien tegenwoordig in de cloud, waardoor ze gemakkelijk overal te implementeren en te beheren zijn. Grotere organisaties kiezen misschien in plaats daarvan voor enterprise resource planning (ERP) systemen als ze software nodig hebben die niet alleen de boekhouding kan beheren, maar ook andere gebieden zoals voorraadbeheer binnen één tool. Maar voor het MKB biedt boekhoudsoftware vaak de functionaliteit en het gemak – met meer geavanceerde functies dan Excel – om gebieden als:
– Salarisadministratie
– Belastingen
– Facturen
– Budgetten
– Inkomstenprognoses
– Prognoses van uitgaven
– Onkostenrapporten
– Winst- en verliesrekeningen
– Bankafstemmingen
Boekhoudsoftware is vaak aanpasbaar en schaalbaar aan de behoeften van een organisatie, dus voor welke boekhoudkundige processen je ook hulp nodig hebt, de kans is groot dat er software is die de klus kan klaren. En als niets van de plank aan je behoeften voldoet, kun je je boekhouding verbeteren door zelf of met een externe ontwikkelaar aangepaste boekhoudsoftware te ontwikkelen.
Voordelen van boekhoudsoftware
Online boekhouding software biedt verschillende voordelen ten opzichte van handmatige processen of Excel-workflows. Enkele van de belangrijkste voordelen van boekhoudsoftware zijn:
Nauwkeurigheid
Boekhoudplatforms hebben de neiging om organisaties te helpen hun financiële nauwkeurigheid te verbeteren. Boekhoudsoftware kan bijvoorbeeld automatische berekeningen maken, zoals bij het optellen van uitgaven voor een P&L rapport. En hoewel Excel ook automatisch getallen kan berekenen, is dat vaak afhankelijk van de invoer van de juiste gegevens in het werkblad en de juiste formules. Bij veel boekhoudprogramma’s worden de berekeningen echter gebaseerd op gegevens die automatisch in het systeem worden gehaald, dus dat kan de kans op menselijke fouten verkleinen.
Boekhoudsoftware kan ook de nauwkeurigheid verbeteren, bijvoorbeeld door mismatches of inconsistenties automatisch te signaleren. Je realiseert je misschien niet door alleen maar naar de bankafschriften te kijken dat de cijfers niet kloppen met wat er in je onkostenrekening staat, maar boekhoudsoftware kan je automatisch op de hoogte brengen van deze afwijking.
Efficiëntie
Boekhoudsoftware kan financiële teams en bedrijven in het algemeen veel efficiënter maken. Het automatiseren van berekeningen en het signaleren van inconsistenties verbetert niet alleen de nauwkeurigheid, maar kan ook tijd besparen. Bovendien kan boekhoudsoftware workflows versnellen. Het platform kan bijvoorbeeld automatisch herinneringen sturen als de vervaldatum van een factuur nadert.
Boekhoudsoftware kan ook nuttig zijn voor het creëren van efficiëntie rond dossierbeheer. In plaats van een fysieke stapel bonnetjes door te spitten, kan een financieel medewerker bijvoorbeeld snel zoeken naar het bonnetje dat digitaal in het boekhoudsysteem is opgeslagen.
Flexibiliteit
Het gebruik van een boekhoudplatform, vooral een cloudplatform, kan MKB’s waardevolle flexibiliteit bieden. Zo kunnen financiële teams hun werk overal doen, in plaats van aan hun bureau in een kantoor te moeten zitten om fysieke papieren te bekijken.
Verder kan boekhoudsoftware het MKB ook flexibiliteit bieden op het gebied van financiële analyse. Veel boekhoudplatforms kunnen rapporten op maat leveren, of het nu gaat om filteren op bepaalde data, alleen kijken naar bepaalde uitgavencategorieën, uitgaven per afdeling beoordelen, enz. In plaats van de tijd en moeite te nemen om standaardrapporten door te nemen om de inzichten te vinden die ze nodig hebben, bijvoorbeeld om het budget van een afdeling voor volgend jaar te bepalen, kunnen bedrijven de flexibiliteit krijgen om de specifieke gebieden te analyseren die ze willen.
De beste boekhoudsoftware voor je bedrijf kiezen
Er zijn vele soorten boekhoudplatforms op de markt met uiteenlopende functies en complexiteit. Het selecteren van de beste boekhoudsoftware voor jouw bedrijf hangt af van factoren als de omvang van je bedrijf, de integraties die je misschien wilt met andere softwareplatforms en de specifieke financiële functies waar je hulp bij wilt.
Veel boekhoudsystemen kunnen je waarschijnlijk voordelen bieden, maar bepaalde zullen gemakkelijker te gebruiken zijn, beter afgestemd op je budget, in staat om te schalen naar je behoeften, enz. Misschien wil je bijvoorbeeld een systeem met flexibele prijsniveaus, waarbij je kunt beginnen met basisboekhouddiensten, maar prognoses en complexere financiële analysefuncties kunt toevoegen naarmate je groeit.
