Van een startende onderneming in de kinderschoenen tot een gevestigde marktleider, communicatie is wat bedrijven aandrijft. Zonder een effectieve communicatieaanpak vertragen, stagneren of storten bedrijven helemaal in. Dat is waar een cloud-hosted telefoniesysteem om de hoek komt kijken.
Zelfs met videoconferenties, e-mails en instant messaging zijn telefoongesprekken nog steeds van vitaal belang voor de dagelijkse bedrijfscommunicatie. Per slot van rekening geeft 65 procent van de mensen de voorkeur aan telefonisch contact met een bedrijf via een zakelijk nummer. Om er zeker van te zijn dat je het meeste haalt uit het telefoonsysteem dat je gebruikt, moet je overstappen op een cloud-gebaseerd systeem.
Waarom je moet overstappen op een systeem voor cloud-telefonie
Als je niet de nieuwste en meest effectieve tools gebruikt, dan geef je je concurrentie een voorsprong en zet je je personeel op achterstand. Hier zijn de voordelen van VoIP bellen als je bedrijf de overstap maakt.
- Minder hardware en apparatuur te beheren
Stap over op een telefoniesysteem in de cloud en je hoeft je geen zorgen te maken over verouderde en omvangrijke hardware. Dit kan kostbare ruimte in je kantoor vrijmaken, waardoor je personeel meer ruimte heeft om te werken. Er zijn geen enorme investeringskosten meer omdat het een pay as a service model is dat naar behoefte schaalbaar is.
Cloud telefoniesystemen zijn schaalbaar en aanpasbaar als je uitbreidt, wat geweldig is als het gaat om het nemen van beter geïnformeerde zakelijke beslissingen op lange termijn en het helpt bij de strategische planning. Je hoeft bijvoorbeeld niet na te denken over hoeveel telefoons je moet investeren voor je groeiende bedrijf. Voeg gewoon gebruikers toe als er nieuwe leden in het team komen of verwijder ze als je afbouwt nadat een complex project is afgelopen.
Je hebt volledige controle en kunt zo veel of zo weinig accounts hebben als nodig is. Het instellingsproces is eenvoudig en ongecompliceerd, waardoor je team meer tijd kan besteden aan de taken die bijdragen aan de groei van het bedrijf.
- Ze ondersteunen flexibel werken op kantoor…
Medewerkers zijn niet langer beperkt door het werken naast een statische, vaste bureautelefoon.
Een traditioneel telefoonsysteem kan zich niet aanpassen aan dit soort flexibele werksituaties. Je hebt dan een vaste telefoon die niet met je mee kan bewegen door het kantoor, waardoor de productiviteit mogelijk afneemt.
Een cloud-telefoonsysteem daarentegen is veel flexibeler en veelzijdiger, zodat je mobiel kunt zijn en toch bereikbaar. Elk apparaat, van een laptop tot een mobiele telefoon, kan je zakelijke telefoon zijn – het hoeft geen handset aan een bureau te zijn.
Medewerkers kunnen zich door het kantoor verplaatsen of afhankelijk van de projecten waaraan ze werken en nooit een oproep missen. Bovendien hoef je niet meer door het kantoor te lopen om te vragen: “Welke telefoon gebruik je?”.
- … en ook op afstand werken (waar dan ook)
Of het nu gaat om teams die coördineren vanaf verschillende locaties of medewerkers die op bezoek zijn bij klanten, met een cloud-gebaseerd telefoonsysteem kan iedereen gemakkelijk communiceren en samenwerken.
Het personeel heeft overal toegang tot dezelfde functies. Ze hoeven alleen maar in te loggen en ze kunnen alle tools en functionaliteiten gebruiken die ze op kantoor ook zouden hebben. En dit is of ze nu thuis zijn, op het kantoor van een klant of zelfs op vakantie in het buitenland. Voorbij zijn de dagen dat een afspraak bij de tandarts voor een kind je dwingt een dag vrij te nemen. Met een Cloud telefoniesysteem kun je thuis net zo productief zijn als op kantoor.
- Je gebruikt altijd de nieuwste functies
Traditionele telefoonsystemen worden moe, verouderd en hebben een bepaalde houdbaarheid. Ofwel moet je de hardware blijven vervangen om van de nieuwe functies te kunnen profiteren, ofwel blijf je snel achter.
Als je eenmaal een cloud-gebaseerd systeem hebt geïnstalleerd, hoef je alleen maar de laatste updates te downloaden en je kunt profiteren van alle nieuwe functies die de provider heeft uitgerold. Hoe meer nieuwe en innovatieve functies je toevoegt, hoe beter de ervaring is die je je klanten kunt bieden.
- Personeel is veel productiever
Met toegang tot gespreksopname, eenvoudig doorverbinden en gedetailleerde analyses kan het personeel het telefoonsysteem gebruiken om productiever te zijn en met elkaar samen te werken. Ze hebben de hulpmiddelen die ze nodig hebben om gesprekken gemakkelijk te beheren en ervoor te zorgen dat klanten met de juiste mensen spreken.
De productiviteit wordt gestimuleerd door geavanceerde call funnelling en het personeel hoeft zich niet bezig te houden met verwoed zoeken in het kantoor naar de persoon die nodig is voor een gesprek, terwijl de klant ongeduldig wacht aan de andere kant van de lijn met een probleem.
- Flexibelere contracten
Sommige traditionele aanbieders van telefoonsystemen verplichten bedrijven om zich vast te leggen op langdurige contracten wanneer ze zich aanmelden. Dit betekent dat ze jaren later vastzitten als het systeem niet langer de ondersteuning biedt die het bedrijf nodig heeft vanwege de uitbreiding en groei.
Aanbieders van cloud telefonie systemen, bieden meer flexibele en schaalbare plannen, waardoor je gemakkelijk kunt starten en stoppen. Je hebt toegang tot een breed scala aan opties, zodat je het plan kunt kiezen dat het beste past bij de specifieke eisen van je bedrijf.
- Een lonende investering
Cloud telefonie is een op verbruik gebaseerd model waarbij je betaalt als een dienst. Je moet betalen voor de eerste installatie, maar daarna vallen de kosten onder de operationele uitgaven. Dit betekent dat je niet vastzit aan langdurige contracten en dat je kunt profiteren van de flexibiliteit van het model.
Met het systeem kun je het verbruik verhogen of verlagen om aan je specifieke bedrijfsbehoeften van dat moment te voldoen, net als bij andere clouddiensten. Het model is flexibel en kan gebruikers, apparaten, systeemdiensten en belplannen omvatten.
- Je bent niet gebonden aan een fysieke locatie
Het implementeren van een cloud-telefoniesysteem zorgt voor betere hersteltijden en -procedures. Dus als je bedrijf toch een of andere ramp meemaakt, kunnen gesprekken snel en gemakkelijk worden doorgeschakeld naar een andere locatie.
Dit voorkomt of vermindert in ieder geval de uitvaltijd van het bedrijf aanzienlijk, omdat het personeel toegang heeft tot de klantenapp om gesprekken te ontvangen, waar ze zich ook bevinden. Omdat je niet gebonden bent aan één locatie, hoef je het telefoonsysteem niet te configureren of te installeren als je alles weer aan de praat krijgt.
- Krachtige hulpmiddelen
De opkomst van cloud-gebaseerde systemen heeft krachtige functionaliteit in handen gegeven van bedrijven van elke omvang. Vroeger konden alleen grote bedrijven profiteren van functies als gespreksopname of samenwerkingstools.
Nu, omdat er veel verschillende cloud-gebaseerde systemen op de markt zijn, kan zelfs de kleinste start-up krachtige hulpmiddelen gebruiken om te gedijen en te groeien. Maar het is belangrijk om een provider te kiezen die een duidelijke, betrouwbare en bedrijfszekere dienst kan leveren.
Bedenk hoeveel productiever het personeel kan zijn als het eenmaal het cloud-telefoniesysteem gebruikt, waardoor groei wordt ondersteund en grotere financiële resultaten mogelijk zijn. Kun je het je veroorloven niet over te stappen?
